Como Mantener Una Bodega

Introducción de las compras

Objetivos: las actividades de las compras con el fin de realizar una contribución efectiva a la institución de lo q forma parte, debe ser orientadas hacia los objetivos grales de la organización sin embargo la función de compras tiene objetivos de carácter más efectivo estos incluyen:

Principios básicos de las compras
Las compras deben buscar siempre utilizando recursos disponibles con el mayor provecho para la empresa, por la cual debe seguir los principios.
1.- Las prácticas en el mundo de las compras beberán sujetarse a las nesecidades particulares, sea esta, comercial, industrial, o de servicio, por ejemplo en la industria hotelera se tiene nesecidades muy propias para medidas de alimento.
2.- Las compras deberán hacerse en un examen minucioso de las características de la mercadería o servicios ofrecidos por los proveedores.
3.- El acuerdo de lo q se haya q comprar y cual sea el momento de hacerlo lo toma el comprador en pleno conocimiento de los precios y tendencias, así como, el estado de oferta y demanda.
4.- Las compras deben efectuarse con el proveedor q ofrezca las condiciones mas ventajosas para una misma cantidad, calidad y condiciones de pago y servicio de post-venta.
5.- El comprador a de ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado.
Todo lo anterior se puede resumir en los elementos fundamentales.
5.1.- Fijar claramente lo q la empresa nesecita.
5.1.- localizar a los proveedores q tengan los materiales q nesecitamos, q se encuentren dentro y fuera del país.
5.3.- Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad y cantidad y condiciones de pago así como servicio de post-.venta.

Organización del departamento de compras

Para lograr una adecuada de depto de compras, se debe tomar en consideración los sgtes aspectos:
1.- Fijar objetivos: determinar el rumbo y el propósito del depto q indiscutiblemente serán congruentes con los de la empresa procurando q sean claros.
2 Que sea funcional: es decir q se trabaje coordinadamente para alcanzare los objetivos propuestos
3 establecer el tipo de organización: que sea el q mas se adapte a las nesecidades de la empresa es decir crear la estructura organizacional q defina el sistema con el cual trabaja la empresa (centralizado o descentralizado).

Tipos de organizacion

1.- Los tipos de organización personal pueden ser de gran ayuda para los hombres de negocios sin experiencia en ellos, pues claramente les permitirá enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad.
2.- Sistemas funcionales: delega en otra apersona determinada autoridad normalmente ejerce un gerente de línea; actividades, definidas, limitadas.
3.- Asesoria o staff.- estructura organizacional con apoyo de especialistas para la toma de decisiones.
4.-combinado.- Con autoridad lineal de arriba hacia abajo y apoyado de especialistas para la toma de decisiones.
No se adopta ninguno de los tipos convencionales de organización establecido cada empresa puede establecer su propia estructura de acuerdo a sus características.
El personal de compras: el personal q realiza funcione de compras esta en una posición vulnerable cuando se trata de cuestionamientos éticos .lo anterior obedece a las cantidades de dinero por las presupuestadles de su área cuando son compras q efectúa el estado , por razón de las adquisiciones q realiza y por contrato continuo con fuentes externas a la compañía de aquí q la conducta del personal deba estar libre de toda sospecha inmoral al realizar las compras , lo q obligue a conducirse éticamente , es decir, con honradez , integridad , equidad, responsabilidad en materia de compras en en personal de dicho depto , debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores y la empresa sin olvidarse de manejar valores éticos antes mencionados además no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores ,por razón de las execivas atenciones q tuvieran estos
Sistema de compras
Sistema centralizado: en este caso existen dos connotaciones la 1º se refiere a concentración de la autoridad en un solo depto:
Departamento: en otro significado el mas común lleva inplisito el control central de las compras coordinadamente en las oficinas generales aunque haya diversas sucursales en distintos lugares
Ventajas :
* Mayor control sobre el volumen de las compras
* Control más fácil de las piezas compradas
* Obtención de mayor descuento
* Mejor control de inventario
* Se evita la mayor duplicidad de funciones
* Los problemas en las compras se pueden aclarar en el mismo instante
Desventajas : en situaciones urgentes no siempre se pueden atender rápidamente los requerimientos
* La pérdida de personal muy valioso
* El personal de compras tiene mayor carga de trabajo
* Lentitud en el traspaso de materiales desde la bodega gral , perdida de material en el traslado
* Gastos adicionales pro maniobras de carga y descarga

Sistema descentralizado: en este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras q informan a sus jefes de sucursales en ves de hacerlo a un solo jefe de adquisición en Gral.
Ventajas:
* Se pueden realizar compras en formas más rápida en situaciones urgentes
* Pueden formar personal mas especializado
* Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad mas seria de los procesos y mayor flexibilidad
Desventaja:
* La empresa tiene menos control de las compras realizadas en sucursales
* No siempre se obtiene la misma calidad las mercaderías adquiridas
* Se obtienen menores descuentos
* Se requiere más personal en el depto de compras
* No se puede resolver problemas de servicios en una sola entrevista
Sistema mixto : Operan empresas grandes y con varias sucursales , las q por su jiro realizan las compras de manera descentralizada ya q no afecta mayormente la calidad , volúmenes, y condiciones de entrega . sin embargo las empresas q requieren inversiones elevadas y se realizan de manera centralizada.